Neue Datenschutz-Hilfen von Microsoft für M365 und Copilot

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Microsoft hat im November 2025 ein Paket neuer Dokumentations- und Compliance-Hilfen vorgestellt, das Unternehmen bei der datenschutzkonformen Nutzung von Cloud- und KI-Diensten unterstützen soll.

Inhalte der neuen Hilfsmittel
• Mit dem „M365-Kit“ stellt Microsoft Vorlagen und Mustertexte bereit für zentrale Dokumentationspflichten nach DS-GVO: etwa für das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, Schwellwertanalysen, Rechtsgrundlagen und Datenschutzhinweise. Damit sollen Verantwortliche die rechtlichen Anforderungen bei Einsatz von Microsoft 365 Copilot leichter erfüllen können.
• Ein überarbeitetes „Cloud Compendium“ liefert Antworten auf häufige datenschutz- und compliance-bezogene Fragen rund um Cloud-Dienste wie Copilot oder Azure. Die Bezüge zu gesetzlichen Pflichten und Standards sind transparent dargestellt.
• Darüber hinaus stehen nun anpassbare Vorlagen für Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) zur Verfügung, um insbesondere Processing-Szenarien mit potenziell hohem Risiko standardisiert zu prüfen und rechtssicher zu dokumentieren.

Ziel und Selbstverständnis
Microsoft gibt an, mit diesen Hilfen den Nachweis der DS-GVO-Konformität und die Erfüllung von Rechenschaftspflichten zu erleichtern – gerade im Kontext von KI-gestützten Anwendungen und Cloud-Services. Das Unternehmen verweist auf die Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden, etwa in Bayern und Hessen, bei der Entwicklung der Materialien. Damit reagiert Microsoft auf ein zentrales Bedürfnis vieler Nutzerorganisationen: die dokumentierte Compliance bei der Nutzung moderner, datenintensiver Dienste sowie die Sicherstellung von Transparenz und Datenschutz in Cloud- und KI-Umgebungen.

Relevanz für Datenschutz-Verantwortliche
Die neuen Tools bieten eine praxisnahe und standardisierte Grundlage, um Datenschutzpflichten in Zusammenhang mit Micro
soft-Cloud-Diensten umzusetzen und zu dokumentieren. Sie können insbesondere für öffentliche Stellen oder Unternehmen mit sensiblen Daten eine wichtige Rolle spielen, um:
• Verarbeitungstätigkeiten zu strukturieren und nachzuweisen,
• DSFA-Verfahren systematisch zu unterstützen,
• bei Kontrollen gegenüber Aufsichtsbehörden rechtssicher argumentieren zu können,
• und insgesamt Compliance-Lasten zu reduzieren.

Für Verantwortliche empfiehlt sich, das M365-Kit und das Cloud Compendium als Bestandteil der Cloud-Governance und Dokumentationsstrategie zu prüfen, ohne jedoch auf eine individuelle rechtliche Bewertung der jeweiligen Verarbeitungsszenarien zu verzichten.